MAKALAH
ADMINISTRASI
GUDEP
Diajukan
Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas
Mata
Kuliah Pramuka
Dosen
: ……………………………..
DISUSUN
OLEH :
KELOMPOK
5
1.
NENG
SRI YULIANA
2.
WINDI
NURYANI
SEMESTER
: V (LIMA) PAI
SEKOLAH
TINGGI AGAMA ISLAM
STAI
ASSALAMIYAH
TAHUN
AKADEMIK 2017/2018
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Administrasi
dalam arti luas, adalah pengelolaan satuan yang meliputi : perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan kepramukaan di satuan.
Administrasi
dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban secara
tertulis atau kegiatan-kegiatan yang disebut tata usaha dalam Gugus Depan
Gerakan Pramuka.
Gugus
Depan sebagai pusat gerak dan wadah pembinaan pramuka, perlu didukung oleh
administrasi secara tertib namun sederhana. Agar penyelenggaraan administrasi
tersebut berjalan teratur, tertib dan berkesinambungan diperlukan pelbagai buku
catatan. Buku catatan atau kelengkapan administrasi gugusdepan tersebut
diantaranya adalah permintaan pendaftaran anggota, dan daftar induk. Juga catatan
administrasi keuangan, buku inventarisasi, serta catatan pribadi anggota, dan
buku tamu. Di samping itu pun perlu disusun logbook dan laporan
semester. Tidak ketinggalan penyusunan program kerja 4 bulanan dan program
kerja tahunan.
1.2 Rumusan
Masalah
1. Pengertian Administrasi dan Gugus
Gerakan Pramuka
2. Fungsi Administrasi
3. Penggolongan Administrasi
4. Surat Menyurat
5. Administrasi Yang Diperlukan Di Gugus Depan / Ambalan
BAB
II
ADMINISTRASI GUGUS DEPAN
2.1. PENGERTIAN
a. Administrasi
dalam arti luas, adalah pengelolaan satuan yang meliputi : perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan kepramukaan di satuan.
b. Administrasi
dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban secara tertulis
atau kegiatan-kegiatan yang disebut tata usaha dalam Gugus Depan Gerakan
Pramuka.
2.2 FUNGSI
Admnistrasi berfungsi :
a. Untuk
melaksanakan pengawasan, terhadap semua pekerjaan harus dilakukan menurut
ketentuan.
b. Sebagai pedoman
pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan di lingkungan Organisasi Gerakan
Pramuka.
2.3
PENGGOLONGAN ADMINISTRASI
Untuk mencapai
tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis, maka di golongkan
sebagai berikut :
1)
Catatan
2)
Laporan
3)
Perencanaan, rencana dan program
4)
Keputusan
5)
Surat menyurat
2.4 SURAT
MENYURAT
a. Surat adalah
suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan,
pernyataan permintaan dan lain-lain kepada pihak lain.
b. Surat menyurat
adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul
dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang
memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau
perubahan-perubahan.
c. Cara penomoran
surat (surat keluar) disusun sebagai berikut :
1) Nomor urut surat keluar
2) Kode Kwartir
3) Kode Bidang / Gugus Depan
Contoh
= 003/02.157-02.158 - C
003
= Nomor urut surat keluar
02.157-02.158
= Nomor Gudep
C
= Kegiatan
d. Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat
yang dicantumkan, baik alamat kepada maupun tembusan.
e. Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian
yaitu :
1) Kepala surat, yang terdiri dari :
a.
Nama organisasi/kesatuan
b.
Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun
c.
Nomor
d.
Klasifikasi (sifat)
e.
Lampiran
f.
Perihal/Hal
g.
Alamat
h.
u.p (untuk perhatian), apabila perlu
2) Isi surat, terdiri dari :
a.
Pendahuluan
b.
Uraian/maksud
c.
Kalimat penutup
3) Penutup surat, terdiri dari :
a.
Nama Jabatan
b.
Tanda Tangan
c.
Nama Pejabat
d.
Cap atau stempel
e.
Tembusan
f.
Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :
1) SURAT MASUK, ialah semua
tulisan-tulisan atau berita-berita yang diterima dari instansi/pihak lain, yang
penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang
untuk tugas itu.
2) SURAT KELUAR, ialah semua
tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang setiap konsep
untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepada Sekretariat/Sekretaris
atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.
2.5 ADMINISTRASI
YANG DIPERLUKAN DI GUGUS DEPAN / AMBALAN :
1. Buku Induk
Gugus Depan
2. Buku Keuangan
3. Buku Inventaris
4. Buku Tamu
5. Buku prestasi
6. Buku acara
latihan dan notulen Dewan Ambalan
7. Log book
/Daftar Peristiwa Penting
8. Buku Presensi
dan Iuran
9. Buku Riwayat
Ambalan
10. Buku Agenda
Ambalan
11. Buku Catatan
Ambalan
Buku-buku tersebut masih dapat ditambah
lagi apabila memungkinkan untuk diadakan.
1. Buku Induk Gugus
Depan
|
No
|
NTA
|
Nama
|
TTL
|
Agama
|
Ortu/ Wali
|
Pekerjaan
Ortu/ Wali
|
Alamat
|
Tgl Masuk
|
Ket
|
…………….., ….. …………… 20 ….
Pembina Gugus Depan,
(……………………..)
2. Buku Keuangan
Digunakan untuk
mencatat keluar masuknya uang yang dimiliki Gudep/Ambalan baik dari kas
mingguan, bulanan maupun uang dari usaha lain. Pada setiap akhir bulan diadakan
penutupan kas dan diketahui pembina.
Formatnya dapat
dibuat sbb :
KAS BULAN = ...............................
|
Tanggal
|
Uraian
|
Debet
|
Kredit
|
Saldo
|
|
|
||||
|
Jumlah
|
|
Pradana
........................
|
Bendahara
..........................
|
|
|
Pembina
........................
|
Kolom debet untuk mengisi uang masuk, sedangkan kolom
kredit untuk mengisi uang keluar. Pada akhir bulan diadakan penutupan kas dan
pada baris jumlah, kolom debet dan kolom kredit harus sama/ diisikan pada
bagian saldo (kalau ada), bahkan mungkin minus.
3. Buku Inventaris
Mencatat
tentang harta benda kekayaan milik Ambalan misalnya, Bendera Ambalan, Bendera
Merah Putih, Bendera Semaphore dan Bendera Morse, tali tongkat, tenda, dll.
Format kolomnya
dapat dibuat seperti berikut :
|
No
|
Nama Barang
|
Jumlah
|
Kode Barang
|
Harga
|
Tgl Pengadaan
|
Ket
|
|
|
|
…………….., ….. …………… 20 ….
Pembina Gugus Depan,
(……………………..)
4. Buku Tamu
|
No
|
Nama
|
Alamat
|
Jabatan
|
Tujuan
|
Saran/Pesan
|
Paraf
|
5. Buku Prestasi
Mencatat tentang prestasi anggota Ambalan dalam
pencapaian SKU dari tingkat Bantara dan Laksana.
Formatnya dapat dibuat seperti berikut :
|
NO
|
NAMA
|
PENEGAK BANTARA/LAKSANA
|
KET
|
|||
|
Tgl lulus
|
Tgl Lantik
|
Yang Lantik
|
Tempat Lantik
|
|||
|
1.
|
||||||
|
2.
|
||||||
|
3.
|
||||||
|
Dst.
|
||||||
6. Buku Acara Latihan
dan Notulen Dewan Ambalan
Memuat tentang hasil pertemuan Ambalan yang membahas
tentang latihan dengan format sbb :
1. Hari dan Tanggal
: .........................................................
2.
Tempat
: .........................................................
3.
Hadir
: ............................................... orang
4.
Acara
: 1. .....................................................
2. .....................................................
untuk notulen Dewan Ambalan formatnya sbb :
1. Hari dan Tanggal
: .........................................................
2.
Tempat
: .........................................................
3.
Hadir
: ............................................... orang
4.
Acara
: 1. .....................................................
2. .....................................................
5. Keputusan yang diambil
..........................................................
..........................................................
7. Log Book
Mencatat tentang kejadian penting yang diambil regu.
Kejadian penting yang perlu dicatat adalah kejadian yang mengesankan dan lucu,
disertai dengan gambar-gambar karikaturik yang jenaka dengan sedikit kata-kata
yang lucu namun sopan. Yang perlu dimasukkan ke log book adalah kesan-kesan
yang positif, untuk kesan yang negatif hindarkan agar tidak menimbulkan
kenangan yang jelek.
Log Book dapat dibuat untuk masing-masing anggota Sangga
8. Buku
Agenda Ambalan
Mencatat tentang surat masuk dan surat keluar
Formatnya dapat dibuat sbb :
|
No
|
Nomor Surat
|
Tanggal Surat
|
Dari/Kepada
|
Perihal
|
Kode Arsip
|
Tanggal
|
|
|
Terima
|
kirim
|
||||||
|
|
|||||||
11. Buku Catatan Ambalan
Mencatat segala sesuatu yang menyangkut tentang materi
kepramukaan baik teori maupun praktek. Digunakan sebagai bahan acuan atau
pedoman pada saat melaksanakan latihan maupun pada waktu mengikuti lomba
kepramukaan.
BAB III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Administrasi
dalam arti luas, adalah pengelolaan satuan yang meliputi : perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan kepramukaan di satuan.
Administrasi
dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban secara tertulis
atau kegiatan-kegiatan yang disebut tata usaha dalam Gugus Depan Gerakan
Pramuka.
Gugus
Depan sebagai pusat gerak dan wadah pembinaan pramuka, perlu didukung oleh
administrasi secara tertib namun sederhana. Agar penyelenggaraan administrasi
tersebut berjalan teratur, tertib dan berkesinambungan diperlukan pelbagai buku
catatan. Buku catatan atau kelengkapan administrasi gugusdepan tersebut
diantaranya adalah permintaan pendaftaran anggota, dan daftar induk. Juga
catatan administrasi keuangan, buku inventarisasi, serta catatan pribadi
anggota, dan buku tamu. Di samping itu pun perlu disusun logbook dan
laporan semester. Tidak ketinggalan penyusunan program kerja 4 bulanan dan
program kerja tahunan.
DAFTAR PUSTAKA
http://rahmatzoom.blogspot.co.id/2012/12/administrasi-gudep.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar